Študije primerov

EUMASS

Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.

Problem

Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.

Rešitev

Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.

RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).

Kaj so s tem pridobili:

• Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
• Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
• Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb

Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov

V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.

Problem

Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.

Rešitev

Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.

IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:

• Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
• Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
• Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.

Koristi

Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:

• Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
• Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
• Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
• Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.

Zaključek

Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.

Zveza nogometnih trenerjev Slovenije

Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.

Koraki izvedbe

1. Distribucija RFID kartic: Trenerjem so bile izdane osebne RFID kartice, namenjene uporabi na več dogodkih.
2. Registracija na dogodku in odjava: Na dogodkih so bile RFID kartice trenerjev skenirane ob prihodu in odhodu z našim specializiranim sistemom za skeniranje. To je zagotovilo natančno sledenje času udeležbe.
3. Zbiranje podatkov in poročanje: Sistem je samodejno zbral podatke o udeležbi trenerjev, ki so bili nato uporabljeni za generiranje podrobnih poročil o udeležbi. Ta poročila so služila kot osnova za dodeljevanje točk za profesionalni razvoj in olajšanje postopkov obnove licenc.

Koristi

• Natančno sledenje udeležbi: Sistem RFID je zagotovil zanesljivo metodo sledenja udeležbi, s čimer je bil zabeležen samo dejanski prisotnost trenerjev na dogodkih.
• Učinkovitost in priročnost: Ta rešitev je poenostavila postopke prijave in odjave, kar je trenerjem omogočilo lažji in hitrejši dostop do dogodkov, hkrati pa poenostavilo administrativne naloge za društvo.

Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.

Rešitev

V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.

RISK konferenca

Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.

Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference

Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.

Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.

Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.

Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.

Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.

CompTIA

Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.

Problem

Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.

Rešitev

S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.