EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.