EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
Streamlined event registration for educational conference
Rokus Klett, a prominent publisher of educational materials under the Ministry of Education, organized the Digitrajni učitelj conference to support innovation in education.
Problem
Rokus Klett required a fast, secure, and user-friendly registration system to efficiently handle a large number of sign-ups, ensuring a smooth attendee experience while reducing the administrative workload.
Outcome and Results
With IDConference, registrations were completed faster than ever, providing a smooth experience for attendees and freeing up Rokus Klett’s team to focus on delivering a memorable conference.
Key Results:
Conclusion
This successful implementation highlights how IDConference simplifies event management and maximizes operational efficiency. By partnering with Rokus Klett, we contributed to the success of the Digitrajni učitelj conference, reinforcing our commitment to making event registration easy and effective.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
Streamlined event registration for educational conference
Rokus Klett, a prominent publisher of educational materials under the Ministry of Education, organized the Digitrajni učitelj conference to support innovation in education.
Problem
Rokus Klett required a fast, secure, and user-friendly registration system to efficiently handle a large number of sign-ups, ensuring a smooth attendee experience while reducing the administrative workload.
Outcome and Results
We provided IDConference, a reliable and adaptable registration solution, tailored to meet the event’s needs. Working closely with Rokus Klett, our team integrated IDConference to deliver a seamless and efficient registration experience for both organizers and attendees.With IDConference, registrations were completed faster than ever, providing a smooth experience for attendees and freeing up Rokus Klett’s team to focus on delivering a memorable conference.
Key Results:
Conclusion
This successful implementation highlights how IDConference simplifies event management and maximizes operational efficiency. By partnering with Rokus Klett, we contributed to the success of the Digitrajni učitelj conference, reinforcing our commitment to making event registration easy and effective.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
Streamlined event registration for educational conference
Rokus Klett, a prominent publisher of educational materials under the Ministry of Education, organized the Digitrajni učitelj conference to support innovation in education.
Problem
Rokus Klett required a fast, secure, and user-friendly registration system to efficiently handle a large number of sign-ups, ensuring a smooth attendee experience while reducing the administrative workload.
Outcome and Results
With IDConference, registrations were completed faster than ever, providing a smooth experience for attendees and freeing up Rokus Klett’s team to focus on delivering a memorable conference.
Key Results:
Conclusion
This successful implementation highlights how IDConference simplifies event management and maximizes operational efficiency. By partnering with Rokus Klett, we contributed to the success of the Digitrajni učitelj conference, reinforcing our commitment to making event registration easy and effective.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
Streamlined event registration for educational conference
Rokus Klett, a prominent publisher of educational materials under the Ministry of Education, organized the Digitrajni učitelj conference to support innovation in education.
Problem
Rokus Klett required a fast, secure, and user-friendly registration system to efficiently handle a large number of sign-ups, ensuring a smooth attendee experience while reducing the administrative workload.
Outcome and Results
With IDConference, registrations were completed faster than ever, providing a smooth experience for attendees and freeing up Rokus Klett’s team to focus on delivering a memorable conference.
Key Results:
Conclusion
This successful implementation highlights how IDConference simplifies event management and maximizes operational efficiency. By partnering with Rokus Klett, we contributed to the success of the Digitrajni učitelj conference, reinforcing our commitment to making event registration easy and effective.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
Poenostavljena registracija za konferenco
Rokus Klett, ugleden založnik izobraževalnih gradiv pod okriljem Ministrstva za šolstvo, je organiziral konferenco Digitrajni učitelj, ki podpira inovacije v izobraževanju.
Problem
Rokus Klett je potreboval hitro, varno in uporabniku prijazno registracijsko rešitev, ki bi omogočila učinkovito obdelavo velikega števila prijav, zagotavljala pozitivno izkušnjo udeležencev in zmanjšala administrativno breme.
Rešitev in rezultat
Zagotovili smo rešitev IDConference, zanesljivo in prilagodljivo registracijsko rešitev, prilagojeno potrebam dogodka. S tesnim sodelovanjem z Rokus Klett smo integrirali IDConference, da bi zagotovili brezhibno in učinkovito registracijsko izkušnjo tako za organizatorje kot za udeležence. Z uporabo rešitve IDConference je bila registracija zaključena hitreje kot kdajkoli prej, kar je udeležencem omogočilo gladko izkušnjo in Rokus Klett omogočilo, da se osredotočijo na izvedbo nepozabne konference.
Klučni rezultati:
Zaključek
Ta uspešna implementacija poudarja, kako IDConference poenostavi upravljanje dogodkov in maksimira operativno učinkovitost. S sodelovanjem z Rokus Klett smo prispevali k uspehu konference Digitrajni učitelj in s tem okrepili našo zavezo, da registracijo za dogodke naredimo preprosto in učinkovito.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
Streamlined event registration for educational conference
Rokus Klett, a prominent publisher of educational materials under the Ministry of Education, organized the Digitrajni učitelj conference to support innovation in education.
Problem
Rokus Klett required a fast, secure, and user-friendly registration system to efficiently handle a large number of sign-ups, ensuring a smooth attendee experience while reducing the administrative workload.
Outcome and Results
With IDConference, registrations were completed faster than ever, providing a smooth experience for attendees and freeing up Rokus Klett’s team to focus on delivering a memorable conference.
Key Results:
Conclusion
This successful implementation highlights how IDConference simplifies event management and maximizes operational efficiency. By partnering with Rokus Klett, we contributed to the success of the Digitrajni učitelj conference, reinforcing our commitment to making event registration easy and effective.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
Streamlined event registration for educational conference
Rokus Klett, a prominent publisher of educational materials under the Ministry of Education, organized the Digitrajni učitelj conference to support innovation in education.
Problem
Rokus Klett required a fast, secure, and user-friendly registration system to efficiently handle a large number of sign-ups, ensuring a smooth attendee experience while reducing the administrative workload.
Outcome and Results
With IDConference, registrations were completed faster than ever, providing a smooth experience for attendees and freeing up Rokus Klett’s team to focus on delivering a memorable conference.
Key Results:
Conclusion
This successful implementation highlights how IDConference simplifies event management and maximizes operational efficiency. By partnering with Rokus Klett, we contributed to the success of the Digitrajni učitelj conference, reinforcing our commitment to making event registration easy and effective.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
Streamlined event registration for educational conference
Rokus Klett, a prominent publisher of educational materials under the Ministry of Education, organized the Digitrajni učitelj conference to support innovation in education.
Problem
Rokus Klett required a fast, secure, and user-friendly registration system to efficiently handle a large number of sign-ups, ensuring a smooth attendee experience while reducing the administrative workload.
Outcome and Results
With IDConference, registrations were completed faster than ever, providing a smooth experience for attendees and freeing up Rokus Klett’s team to focus on delivering a memorable conference.
Key Results:
Conclusion
This successful implementation highlights how IDConference simplifies event management and maximizes operational efficiency. By partnering with Rokus Klett, we contributed to the success of the Digitrajni učitelj conference, reinforcing our commitment to making event registration easy and effective.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.
Streamlined event registration for educational conference
Rokus Klett, a prominent publisher of educational materials under the Ministry of Education, organized the Digitrajni učitelj conference to support innovation in education.
Problem
Rokus Klett required a fast, secure, and user-friendly registration system to efficiently handle a large number of sign-ups, ensuring a smooth attendee experience while reducing the administrative workload.
Outcome and Results
With IDConference, registrations were completed faster than ever, providing a smooth experience for attendees and freeing up Rokus Klett’s team to focus on delivering a memorable conference.
Key Results:
Conclusion
This successful implementation highlights how IDConference simplifies event management and maximizes operational efficiency. By partnering with Rokus Klett, we contributed to the success of the Digitrajni učitelj conference, reinforcing our commitment to making event registration easy and effective.
EUMASS
Obstaja segment konferenc, kjer je pomembno vedeti o udeležencih KDO, KDAJ in KOLIKO časa je prisoten na dogodku. Govorimo o reguliranih konferencah. Določeni poklici potrebujejo ustrezno znanje, bodisi ga pridobivajo na novo ali pa ga morajo v skladu z zakonodajo obnavljati. Izobraževanja in preverjanje znanj poteka s strani zbornic, katere podeljujejo licence kot dovoljenje za opravljanje dela. Te licence lahko pridobijo in obnovijo z licenčnimi točkami ali CPD (Continuing Professional Development). Med te poklice štejemo medicino, arhitekturo, inženirstvo, pravo, šolstvo, športne trenerje ,… V večini razvitih državah po svetu so določeni omenjeni regulirani poklici določeni zakonsko: Na teh (reguliranih) konferencah 1 ura prisotnosti pomeni 1 kreditno točko.
Problem
Problem, ki smo ga zaznali je, da se pogosto ne preverja, kljub temu da je določeno z zakonom, časovne udeležbe na posameznem predavanju, ki naj bi bilo zagotovilo, da posamezna oseba v poklicu, ki je osnovan na licenci, pridobiva dovolj znanja, le tega pa nato aplicira na družbo. Pogosto smo dobili izgovore, da tega ne preverjajo dovolj resno zaradi gneče na vhodih v predavalnico. Torej, zaradi tehnične omejenosti in “prijaznosti” (“customer experience”), da ni omenjenih dolgih vrst in gneče pri kontroli prehodov v dvorane, le to redko izvajajo, čeprav bi morali. Podoben odgovor je še bolj pogost na običajnih konferencah, torej zaradi gneče pri vstopih v dvorane. To je bil glavni razlog za razvoj RFID UHF stolpa, ki avtomatsko beleži čas prehoda posameznika.
Rešitev
Prva referenca iz vidika reguliranih konferenc je bila EUMASS konferenca (Kongres Evropskega združenje zdravnikov v zavarovalniški medicini in socialnem zavarovanju ), ki je bila v Ljubljani. Za naročnika smo izvedli spletno prijavo za udeležence in njihove spremljevalca-ko, vsak udeleženec je po prijavi in plačilu prejel vstopnico s katero se je lahko registriral na samem dogodku. Ob registraciji je prejel akreditacijo, ki je vsebovala RFID UHF čip preko katerega smo lahko sledili prisotnost udeležbe.Ko je šel posameznik mimo RFID UHF stojal, se je posameznika zabeležilo. Vsak, ki je bil prisoten vsaj 80% časa je avtomatsko dobil elektronsko anketo/test na svoj email naslov. Vprašanja so bila znana, torej bil je zaprt tip testa. Točke se je pridobivalo na podlagi uspešnosti na testu.
RFID UHF stolpi so svojo nalogo opravičili, nikoli ni bilo gneče zaradi kontrole prehoda (beleženje ura vstopa in ura izstopa).
Kaj so s tem pridobili:- Organizatorji: manjša gneča, manj zaposlenih oseb (nižji stroški) kot je potrebno pri ročnem skeniranju ob kontroli prehoda
- Udeleženci: manj čakanja in gužvanja in s tem boljšo uporabniško izkušnjo
- Predavatelji: točno število prisotnih, časovno prisotnost, natančen popis prisotnih oseb
Sodelovanje s ponudniki prizorišč in organizatorji dogodkov
V tej študiji primera bomo raziskali, kako lahko IDConference uspešno sodeluje z organizatorji dogodkov, ponudniki prizorišč in hotelirji, da izboljša upravljanje udeležencev na dogodkih in zagotovi učinkovito izkušnjo tako za organizatorje dogodkov kot tudi za udeležence.
Problem
Opažamo, da še vedno veliko organizatorjev dogodkov uporablja tradicionalne ročne metode za registracijo udeležencev. Tradicionalne metode pogosto vključujejo nepotrebno administracijo in ročne postopke, kar vodi v neučinkovitosti in manj kot optimalno izkušnjo za udeležence. Ena glavnih težav je upravljanje udeležencev, ki vključuje registracijo, prijavo in kontrolo prehoda v dvorano udeležencev med celotnim dogodkom, kot tudi opcijo komuniciranja preko e-maila ali SMS-a tekom celotnega dogodka.
Rešitev
Prepoznavajoč potrebo po bolj učinkovitem in poenostavljenem postopku upravljanja udeležencev, smo pri IDConference pristopili k ponudnikom prizorišč in hotelirjem s predlogom za sodelovanje. Ideja je bila preprosta, a močna: vključiti rešitev za upravljanje udeležencev IDConference v tok organizacije dogodkov, da bi ustvarili brezhibno izkušnjo za organizatorje dogodkov in udeležence.
IDConference je prilagodljiva rešitev, kar pomeni, da ponujamo svoje “izdelke” poleg organizatorjevih in so zelo enostavni za uporabo, kar organizatorjem zagotavlja celovit paket. Vključujejo tri ključne korake:
- Povezava: Organizatorji dogodkov običajno uporabljajo svoj sistem za upravljanje dogodkov. IDConference je rešitev, ki se lahko prilagodi obstoječemu sistemu organizatorja ali nadomesti potrebne dele, kot so obrazec za registracijo in pristajalna stran dogodka, avtomatizacija trženja, upravljanje podatkov o udeležencih, vključno z realnim sledenjem in tiskanjem akreditacij udeležencev.
- Po meri: Rešitev za upravljanje udeležencev je prilagojena posebnim potrebam in zahtevam glede podobe vsakega prizorišča. To omogoča dosleden in profesionalen videz na vseh dogodkih, ki se odvijajo na prizorišču.
- Izobraževanje osebja: IDConference zagotavlja celovito usposabljanje osebja prizorišča z namenom, da so vešči uporabe sistema za upravljanje udeležencev. To usposabljanje pomaga zmanjšati učno krivuljo in zagotovi nemoteno izvedbo dogodka.
Koristi
Sodelovanje med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prinaša več pomembnih koristi:
- Učinkovitost: Upravljanje udeležencev postane znatno bolj učinkovito, z zmanjšanimi časi čakanja med prijavo in poenostavljenimi postopki registracije.
- Izboljšana izkušnja udeležencev: Udeleženci uživajo v brezhibni in brezskrbni izkušnji, kar privede do višjih stopenj zadovoljstva udeležencev.
- Ekonomičnost: Odprava ročnih postopkov in administrativnih nalog zmanjša administrativne stroške za organizatorje dogodkov in prizorišča.
- Realni vpogledi: Organizatorji dogodkov pridobijo dostop do podatkov in analitike v realnem času, kar jim omogoča informirane odločitve in prilagoditve med dogodkom.
Zaključek
Partnerstvo med IDConference, organizatorji dogodkov in ponudniki prizorišč/hotelirji prikazuje moč sodelovanja v industriji dogodkov. Z vključitvijo inovativnih rešitev za upravljanje udeležencev vsi – organizatorji dogodkov, prizorišča in udeleženci – koristijo z bolj učinkovito in prijetno izkušnjo dogodka. Ta študija primera poudarja pozitiven vpliv takšnih sodelovanj in pomen sprejemanja tehnologije za ohranjanje konkurenčnosti v vedno spreminjajoči se industriji dogodkov. V videoposnetku spodaj lahko vidite, kako smo izvedli našo rešitev v Fantastičnih prostorih v Ljubljani.
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije
Zveza nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) se je soočala s težavo zagotavljanja dejanske udeležbe trenerjev na izobraževalnih dogodkih in treningih. Tradicionalne metode sledenja udeležbe so bile neučinkovite in niso zagotavljale, da trenerji, ki so se registrirali za dogodke, dejansko fizično prisostvujejo, kar je ključnega pomena za pridobivanje točk za obnovo licence. Prvi, ki so pristopili k reševanju problema, so bili člani Društva nogometnih trenerjev Kranj. Društvo nogometnih trenerjev Kranj se je srečevalo s težavami pri natančnem sledenju udeležbe trenerjev na njihovih dogodkih in izobraževanjih. Odsotnost zanesljivega sistema je oteževala zagotavljanje, da je bila udeležba trenerjev ustrezno zabeležena za namene profesionalnega razvoja in obnove licenc. Za rešitev tega vprašanja je bilo oblikovano sodelovanje za uvedbo sistema RFID kartic, prilagojenega za Društvo. Za razliko od tradicionalnih ali digitalnih vstopnic so trenerji prejeli RFID kartice, ki so jih nosili na dogodkih. Te kartice so bile skenirane ob vstopu in izstopu, kar je omogočalo natančno evidenco udeležbe.
Koraki izvedbe
Koristi
Izboljšana integriteta podatkov: Z natančnimi časi vstopa in izstopa je Društvo lahko bolje ocenilo udeležbo in angažiranost, kar je vodilo do bolj informiranih odločitev glede programov razvoja trenerjev.
Rešitev
V sodelovanju z ZNTS smo razvili digitalni proces sledenja, prilagojen za reševanje tega izziva. Rešitev je vključevala preprost, a učinkovit sistem, kjer trenerji prejmejo elektronske vstopnice za dogodke, poslane neposredno na njihove e-poštne naslove. Ta postopek ob prihodu preveri registracijo za dogodek in zabeleži udeležbo, zagotavljajoč natančno evidenco prisotnosti trenerjev.
Koraki izvedbe:
Koristi
Zaključek
Partnerstvo z Zvezo nogometnih trenerjev Slovenije (ZNTS) in uvedba digitalnega sistema za sledenje udeležbi ilustrirata pomen uporabe tehnologije za povečanje učinkovitosti in integritete profesionalnega razvoja v športni industriji. Ta študija primera prikazuje, kako lahko digitalne rešitve poenostavijo administrativne procese, zagotovijo skladnost z zahtevami za usposabljanje in na koncu podprejo profesionalno rast trenerjev.
RISK konferenca
Konferenca RISK je vodilni dogodek v regiji za strokovnjake kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnost podatkov, ki želijo ostati v koraku z razvojem. Konferenca je bila prvič realizirana leta 2006 s strani podjetja Real Security ponuja platformo za raziskovanje najnovejših trendov, tehnologije in najboljših praks pri upravljanju kibernetske tehnologije, informacijske tehnologije in varnosti podatkov ter ponuja udeležencem priložnost, da pridobijo vpogled v trende, se povežejo z enakimi in se naučijo novih strategij za reševanje nenehno spreminjajoče se industrije.
Izzivi in inovativne rešitve za izvedbo konference
Prvi izziv, ki se je pojavil prvo leto, je bila digitalizacija procesa od prihoda udeležencev, predvsem pa beleženje udeležbe na posameznih predavanjih. Ponudil se jim je digitaliziran proces izdaje vstopnic, spremljanja prisotnosti udeležencev, personalizacijo daril udeležencem in t.i. lead retrieval-a, kar pomeni digitalno izmenjavo kontaktov med udeleženci- potencialnimi interesenti za sodelovanje. Naslednje leto je bila želja po celotni digitalizaciji procesa od prijave dalje ter sprotno obveščanje o dogodku, kot seveda tudi zaključna zahvala na koncu dogodka. Da bi se spoprijeli s temi izzivi, smo se odločili, da stranki ponudimo rešitev EventIDmat, ki smo jo integrirali v WordPress spletno stran konference in omogoča avtomatiziran proces registracije in izdajo plačljivih e-vstopnic. EventIDmat prav tako skrbi za vso komunikacijo z udeleženci pred, med in po dogodku. Dodatno je strankam omogočil pošiljanje povratnih informacij predavateljem o obisku določenih predavanj.
Rešitev je tudi zajemala napredno sledenje udeležencem, ki je potekalo v petih vzporednih dvoranah. V največji dvorani smo zaradi števila udeležencev (500+) namestili brezstične RFID stolpe za nemoten prehod v dvorano in s tem brezstično zabeležili slušatelje. Na dogodku je bilo tudi kar nekaj sponzorjev, ki so predstavljali svoje rešitve. V te namene smo implementirali sistem za digitalno beleženje kontaktov – “lead retrieval”, kar je bistveno izboljšalo interakcijo med razstavljavci in potencialnimi strankami.
Personalizirana darila smo rešili na način, da je hostesa poskenirana akreditacijo udeleženca in dobila povratno informacijo o vrsti darila, torej katero darilo pripada posameznemu udeležencu.
Ta celostna rešitev digitalizacije procesa dogodka (managiranje udeležencev) je dvignila dogodek na višji nivo kakovosti – (uporabniška izkušnja udeleženca – customer experiance). Organizatorju je omogočila globji vpogled v obisk posameznih predavanj, kar jim lahko pomaga tudi v prihodnje tako z vidika predavateljev kot tudi izbiro tematike.
Ne nazadnje pa smo zagotovili večjo varnost (vsak trenutek se ve, koliko udeležencev je v posameznem prostoru) kot tudi preprečili možnost zlorab, hkrati znatno poenostavili in optimizirali celoten proces izvedbe RISK konference.
Valior
Izziv
Podjetje Valior je ob svoji 10. obletnici želelo za svoje stranke organizirati poseben dogodek v Cankarjevem domu. Njihove želje so bile jasne in specifične: vsem strankam so želeli poslati personalizirana e-poštna sporočila, pri čemer bi nekatere stranke vikali, druge pa tikali, odvisno od odnosa, ki ga imajo z njimi. S preprostim klikom na “Pridem” ali “Ne pridem” bi stranke lahko potrdile ali zavrnile udeležbo na dogodku. Ta proces se ponavlja, dokler se ne odzovejo vsi povabljeni.
Vsem, ki so potrdili svojo prisotnost, so želeli poslati personalizirane vstopnice za dogodek. Poleg tega so želeli vsem udeležencem, ki so prišli na dogodek, poslati SMS sporočilo z dobrodošlico.
Rešitev
Z našo rešitvijo EventIDmat smo uspeli uvoziti celotno bazo strank, dodali smo domeno podjetja in v njihovem imenu avtomatizirali celoten proces. Ko so obiskovalci prispeli na dogodek, smo s pomočjo rešitve EventIDtrack skenirali njihove vstopnice, bodisi na telefonu ali v fizični obliki, ter podatke shranili nazaj v bazo.
Po uspešno izvedenem dogodku smo vsem, ki so se dogodka udeležili, poslali zahvalna e-poštna sporočila.
Zaključek
Naša rešitev je podjetju Valior omogočila brezhibno organizacijo in izvedbo dogodka, s čimer smo prispevali k njihovemu uspehu in zadovoljstvu strank.
CompTIA
Združenje industrije računalniške tehnologije (CompTIA) je ameriško neprofitno trgovsko združenje, ki izdaja strokovne certifikate za industrijo informacijske tehnologije (IT). So eno vodilnih združenj na področju kvalitete certifikatov. Dogodki CompTIA spodbujajo sodelovanje, učne priložnosti in vire, ki so potrebni za analizo in izkoriščanje trendov ter učinkovito načrtovanje za prihodnost. Tehnično skupnost združujejo z njihovimi vodstvenimi forumi, regionalnimi dogodki, virtualnimi sestanki in še več – tako, da lahko vsak prispeva svoje ideje in vizije za industrijo. Spremljanje gibanja udeležencev je na določenih konferencah oziroma izobraževanjih obvezno. Udeleženci se pogosto po zakonu morajo udeležiti izobraževalnih konferenc, da obdržijo svoje licence ali pridobijo certifikate, ker 1 ura pomeni 1 kreditno točko. Če so konference velike, lahko pride do zamud pri prijavi, organizatorji pa ne morejo točno vedeti kdaj so udeleženci prišli in koliko časa so ostali na izobraževanju. Zgodijo se lahko tudi zapleti s prejemom certifikatov in identiteto prejemnikov.
Problem
Vendar kako spremljati prisotnost 2.500 udeležencev v več dvoranah istočasno in da pri tem ne nastajajo zastoji? Da bi kontrola prehoda potekala gladko in brez zastojev sta dve opciji: 1. Več osebja, ki skenirajo vsako akreditacijo posebej ali pa 2. Avtomatika, ki to izvede avtomatsko. Mi smo zagovorniki avtomatizacije in digitalizacije in zato smo razvili RFID UHF stolpe. Da bi beleženje bilo možno mora vsaka akreditacija vsebovati RFID nalepko ultra-visoke frekvence (UHF). Stolpi so samostojne enote (IoT), ki lahko delujejo online ali offline in takoj ko se jih priklopi na splet pošljejo podatke v spletno aplikacijo EventID. Vsi podatki posameznika, pridobljeni iz spletne prijavnice, so povezani z unikatno ID številko (UID). Ko RFID UHF stolp prebere nalepko, se le to zabeleži v sistem. Na ta način se lahko v realnem času spreminjajo dovoljenja posameznega udeleženca kot seveda tudi spremlja prisotnost, vsi zbrani podatki pa so potem na voljo za izdelavo končnih poročil.
Rešitev
S stolpi lahko samodejno zaznamo akreditacijo na razdalji do 2 metra tako, da lahko udeleženci prosto prehajajo skozi vrata, ne da bi ustvarili zastoje. Dodatno osebje ni potrebno in tak ose izognemo dodatnim stroškom osebja. To rešitev se je uporabilo na CompTIA konferenci v Washingtonu, kjer je bila naša platforma preko APIjev povezana s spletno aplikacijo za registracijo udeležencev našega naročnika. Registracija, izdaja in beleženje prehodov je potekalo brez zastojev in s tem je bil eden izmed glavnih ciljev dosežen.